Thông thường việc giúp nhân viên xác lập và hoàn thành mục tiêu là một phần quan trọng trong công việc của mỗi nhà quản lý.

Nhân viên luôn muốn biết công việc của họ có đóng góp thế nào vào các mục tiêu lớn của công ty, và việc xác lập mục tiêu đúng đắn tạo kết nối rõ ràng cho chính nhân viên, và cho chính bạn – người quản lý của họ. Thiết lập mục tiêu đặc biệt quan trọng vì nó được coi như là cơ chế cung cấp thông tin phản hồi liên tục và đánh giá nhân viên cuối năm. Bằng cách thiết lập và giám sát các mục tiêu, bạn có thể cho nhân viên của bạn thời gian cần thiết cho hoạt động của họ trong khi thúc đẩy họ đạt được nhiều mục tiêu lớn hơn.

Ý kiến của các chuyên gia

Vậy, bạn nên tham gia vào việc giúp nhân viên xây dựng và đạt được mục tiêu như thế nào? Bởi lẽ sự thất bại trong việc đạt mục tiêu có thể gây hậu quả tới chính bạn, nhân viên của bạn, và nhóm của bạn, cũng như ở cấp độ công ty hay tổ chức, bạn cần phải cân bằng sự tham gia của mình với quyền tự chủ của nhân viên trong suốt quá trình thực hiện. Linda Hill, Giáo sư ngành quản trị kinh doanh của The Wallace Brett Donham tại trường Kinh doanh Harvard và là đồng tác giả của cuốn sách "Là một ông chủ: 3 nguyên tắc cần thiết để trở thành một nhà lãnh đạo vĩ đại", nói "Công việc của một nhà quản lý là tạo ra cho nhân viên quyền tự chủ phù hợp với khả năng của họ. Điều quan trọng là thực hiện mục tiêu trong khi tạo cho nhân viên khoảng không gian cần thiết để đạt được sự thành công của riêng mình. Dưới đây là một số nguyên tắc để giúp bạn hỗ trợ nhân viên một cách tốt nhất trong việc đạt được mục tiêu.

Kết nối mục tiêu của nhân viên với mục tiêu lớn của công ty

Đối với những mục tiêu có ý nghĩa và hiệu quả trong việc thúc đẩy nhân viên, chúng cần được gắn chặt với mục tiêu lớn của công tỵ. Nhân viên không hiểu vai trò của họ trong thành công của công ty thường trở nên thiếu nhiệt tình. "Đạt được mục tiêu thường đi đôi với đánh đổi hoặc hy sinh điều gì đó khi mọi thứ không chạy đúng như kế hoạch. Nhân viên cần phải hiểu được bức tranh tổng thể những mục tiêu của công ty để tạo ra sự cân bằng khi mọi chuyện đi chệch hướng," giáo sư Hill nói. Dù chức vụ là gì, thì nhân viên cũng có thể nói chính xác những nỗ lực của anh ta đóng góp vào các chiến lược rộng lớn của công ty.

Chắc chắn rằng các mục tiêu là thực tiễn nhưng cũng không kém phần thách thức

Nhân viên là người chịu trách nhiệm cuối cùng trong việc đạt được mục tiêu của chính mình, do đó họ cần có một tiếng nói mạnh mẽ trong việc thiết lập chúng. Hãy đề nghị nhân viên của bạn đưa ra một dự thảo mục tiêu, trực tiếp góp phần vào nhiệm vụ của cả công ty. Khi nhân viên đưa ra mục tiêu ban đầu, hãy thảo luận xem liệu mục tiêu đó có đủ thực tiễn và thách thức hay không. "Mở rộng mục tiêu phải là một quá trình đàm phán giữa nhân viên và nhà quản lý," Srikant M. Datar nói. Ông là giáo sư tổ chức Arthur Lowes Dickingson ngành Kế toán tại trường Đại học Havard, đồng thời là đồng tác giả của cuốn sách "Mô hình thiết lập mục tiêu của các nhà cố vấn quản lý Harvard". Nhưng hãy thận trọng: Các thành viên trong nhóm của bạn có thể phản ứng nếu bạn nhất định đặt cho họ một mục tiêu quá khó khăn để thực hiện. Đồng thời, bạn cũng không muốn đưa ra những mục tiêu quá thấp. Nếu bạn quá cẩn trọng, bạn sẽ bỏ lỡ cơ hội và tạo ra một nhóm có năng lực bình thường. "Khi thực hiện tốt, mở rộng mục tiêu tạo ra rất nhiều động lực và năng lượng cho tổ chức." Datar nói. Tuy nhiên, khi việc chọn lựa mục tiêu chưa hợp lý, họ "không đạt được mục tiêu trong việc thúc đẩy nhân viên và giúp nhân viên đạt được hiệu suất công việc tốt hơn," ông nói thêm. Thậm chí, việc thiết lập mục tiêu kém có thể triệt tiêu tinh thần làm việc và hiệu suất công việc của nhân viên, cũng như hiệu suất của toàn công ty.

Xây dựng một kế hoạch để đạt thành công

Khi một mục tiêu được thiết lập, hãy đề nghị nhân viên trình bày cách anh ta thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Yêu cầu anh ta xây dựng mục tiêu thành những nhiệm vụ cụ thể và các mục tiêu tạm thời, đặc biệt nếu đó là một dự án lớn và dài hạn. Hãy hỏi nhân viên của bạn: đâu là những mốc quan trọng? Đâu là rủi ro và làm thế nào để bạn có thể quản lý chúng? Bởi vì các mục tiêu hiếm khi được theo đuổi trong một môi trường ít biến động, giáo sư Hill gợi ý rằng các nhà quản lý nên "giúp nhân viên của mình hiểu được họ dựa vào ai để đạt được mục tiêu". Sau đó, người quản lý nên gợi ý cho họ về cách hợp tác với những người đó để hoàn thành công việc.

Giám sát quá trình thực hiện mục tiêu

Việc tiếp tục quan sát quá trình thực hiện mục tiêu sẽ giúp nhân viên sớm tránh được một số rắc rối. "Chúng ta thường gặp phải rắc rối vì không thể hiện chúng ta là những đối tác trong việc đạt mục tiêu," giáo sư Hill nói. Đừng đợi tới kỳ đánh giá hay giai đoạn cuối của dự án. Hãy xem xét lại cả mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn hàng tuần. Ngay cả nhân viên có hiệu suất làm việc cao cũng cần nhận được nhận xét và chỉ dẫn thường xuyên. Hãy hỏi nhân viên của bạn kiểu giám sát và phản hồi nào là phù hợp, đặc biệt nếu nhiệm vụ đặc biệt khó khăn hoặc đó là lần đầu tiên cô ta thực hiện một nhiệm vụ nào đó.

Khi mọi thứ đi chệch hướng

Rất ít người trong số chúng ta đạt được mục tiêu mà không gặp phải khó khăn trong quá trình thực hiện. Xây dựng mối quan hệ hòa hợp với nhân viên để họ cảm thấy thoải mái đối thoại với bạn khi các vấn đề phát sinh. Nếu nhân viên của bạn gặp phải một trở ngại không lường trước, mục tiêu có thể cần làm lại. Tuy nhiên, trước hết, bạn cần đề nghị anh ta đưa ra một giải pháp tiềm năng để bạn có thể cho anh ta một vài gợi ý và chỉ dẫn. Nếu những nỗ lực giải quyết vấn đề của anh ta thất bại, bạn cần phải trực tiếp tham gia giải quyết vấn đề cùng nhân viên.

Mục tiêu cá nhân

Một vài nhà quản lý không để ý đến việc một nhân viên đang tự mình cố gắng thực hiện công việc. "Nếu tôi quan tâm đến toàn bộ lợi ích của mỗi cá nhân, không đơn giản chỉ là yếu tố công việc, tôi sẽ nhận được nhiều giá trị hơn từ họ," Stewart D. Friedman, Giáo sư hướng dẫn ngành quản lý tại trường Wharton và tác giả cuốn sách "Tổng quan về nghệ thuật lãnh đạo: Để trở thành một lãnh đạo tốt, hãy có một một cuộc sống phong phú." Ví dụ, nếu nhân viên của bạn bày tỏ sự quan tâm đến việc giảng dạy nhưng đó không phải là một phần trong trách nhiệm công việc của anh ta, bạn có thể tìm cách giao cho anh ta cơ hội đào tạo nhân viên mới và các đồng nghiệp thiếu kinh nghiệm.

Bước đầu tiên là khi bạn hiểu những mục tiêu của nhân viên. Hãy hỏi nhân viên nếu họ có mục tiêu cá nhân và họ muốn chia sẻ với bạn. Đừng tạo áp lực cho họ; họ sẽ chỉ chia sẻ mong muốn hay ước mơ khi họ thấy thoải mái. Giáo sư Friedman gợi ý bạn nên hỏi, "Chúng tôi có thể thử điều chính điều gì mà có thể giúp bạn đạt được mục tiêu?" Điều này cho phép nhân viên có thể tự mình đưa ra giải pháp. Cũng như với mục tiêu trong công việc, bạn cần chắc chắn mục tiêu cá nhân đóng góp vào mục tiêu của nhóm, phòng và có thể là ở cấp độ công ty. "Điều này cần được xem như là một cam kết với việc thực hiện công việc chung để kiểm tra xem cách đạt mục tiêu. Liệu có thể thành công với cả hai mục tiêu – cá nhân và công việc", Friedman nhận định.

Khi không đạt được mục tiêu

Sẽ có rất nhiều lần, dù có sự hỗ trợ tốt nhất, nhân viên vẫn thất bại trong việc đạt được mục tiêu. "Tìm người chịu trách nhiệm. Bạn không thể nói 'Gee, tệ quá'. Bạn cần phải tìm ra điều gì đã đi chệch hướng và nguyên nhân tại sao," Giáo sư Hill chia sẻ. Thảo luận với nhân viên điều gì đã diễn ra và điều gì mỗi người nghĩ là đã đi chệch hướng. Nếu vấn đề thuộc trách nhiệm của nhân viên, hãy yêu cầu anh ta đưa ra giải pháp đã qua thảo luận, hãy thực hiện một phương thức khác để đạt mục tiêu và thường xuyên kiểm tra quá trình thực hiện. Nếu đó là một vấn đề bên ngoài trách nhiệm của nhân viên và mục tiêu quá tham vọng, thừa nhận sự thất vọng nhưng đừng dừng lại ở đó. "Xem xét lại vấn đề, rút ra bài học và tiến bước về phía trước," giáo sư Hill nói.

Bạn có thể đã góp phần vào những rắc rối đó. Hãy sẵn sàng nhận trách nhiệm trong thất bại. Bạn đã bỏ lửng hay không kiểm tra thường xuyên công việc? Bạn đã không xem xét công việc của nhân viên một cách kịp thời? Cần có một cuộc thảo luận cởi mở, chân thực về những điều bạn cần làm trong thời gian tới. "Nếu bạn không chịu trách nhiệm, nhân viên có thể sẽ có phản ứng với bạn," giáo sư Hill nói.

Những nguyên tắc cần ghi nhớ

Nên:

- Liên kết các mục tiêu cá nhân với các mục tiêu lớn của công ty hay tổ chức.
- Chỉ cho nhân viên thấy rằng bạn - người quản lý của họ cũng là một đối tác cùng họ theo đuổi mục tiêu.
- Biết về kết nối những sở thích cá nhân của nhân viên với mục tiêu nghề nghiệp của họ.

Không nên:

- Cho phép nhân viên phải tự xây dựng mục tiêu.
- Thực hiện chính sách không can thiệp vào công việc của những nhân viên xuất sắc – họ cần những chỉ dẫn và thông tin phản hồi để đạt được mục tiêu.
- Bỏ qua những thất bại – chắc chắn rằng mọi người có cơ hội rút ra bài học từ những thất bại.

Vân Hương (Lược dịch)

Topica lược dịch theo hbr.org