Tư vấn tuyển sinh:

Hà Nội&    TP. Hồ Chí Minh1800 6168    Đà Nẵng(0511) 653.2909

  • 2
  • 4
  • 5
  • 7


Liệu mọi người có thực sự đọc những gì bạn viết?


document-Liệu mọi người có thực sự đọc những gì bạn viết?Có bao giờ bạn ngồi xâu chuỗi lại 5 email của mình và cố tìm ra ý mà bạn muốn nhắc đến trong các email đó không? Tất cả những gì bạn thấy chỉ là một loạt văn bản với các ký tự lạ và được ngắt quãng bằng những thông tin không cập nhật và nhận được những dòng cảm ơn không có giá trị.

 

Có thể bạn không biết, nhưng khi soạn một e-mail cũng có nghĩa là bạn đang làm công việc của một nhà thiết kế. Và khi bạn trả lời một e-mail cũng vậy. Hay khi bạn soạn đơn xin tài trợ, một bản kế hoạch kinh doanh, một bản tóm tắt điều hành, cũng có nghĩa là bạn đang thiết kế.

 

 

Một bản thiết kế tốt sẽ mang lại cho bạn một ấn tượng tốt. Vậy ấn tượng đó tốt như thế nào? Đó chính là sự khác biệt giữa việc người nhận sẽ đọc hay bỏ qua tài liệu của bạn. Bạn không cần phải giỏi Photoshop hoặc các phầm mềm thiết kế khác để tạo ra những tài liệu truyền thông tốt cho doanh nghiệp.

 

Để hiểu về thiết kế, mọi người đều có thể tham gia một khóa học thiết kế hay đọc một cuốn sách hay về thiết kế, như cuốn "Những vấn đề cơ bản về Thiết kế" của David A. Lauer và Stephen Pentak. Nhưng nếu bạn không có thời gian cho những việc đó, đây là một số nguyên tắc cơ bản:

 

• Hãy nhắm mắt lại và thử suy nghĩ, tài liệu này của bạn có theo trật tự nào không? Có làm bạn đau đầu khi bắt đầu đọc không?

 

• Nên viết một văn bản ngắn gọn. Hãy học hỏi từ những thiên tài trước đây như Twain, Churchill, Pascal, và Lincoln, Richard Bach họ đều đồng ý với quan điểm: "Nếu tôi có nhiều thời gian hơn tôi đã viết một lá thư ngắn", hay: "Một bài viết tốt là bài viết đã được xóa đi những từ không cần thiết ". Hãy nhớ rằng, chiều dài của văn bản cũng là một sự thiết kế.

 

• Xóa những phần không liên quan. Nếu bạn đang gửi một ai đó một văn bản nhưng trong đó chỉ có một câu là quan trọng, hãy xóa đi những từ không liên quan. Bạn cũng nên xóa những đường chấm dài, những chỗ lùi đầu dòng và không nên dùng phông chữ nhiều màu sắc.

 

• Hạn chế việc lùi đầu dòng các đoạn văn, đặc biệt là trong e-mail.

 

• Tránh những đoạn văn quá dài. Không ai đọc chúng.

 

• Không tự làm theo sở thích. Nếu bạn chưa từng theo một khóa học thiết kế, hãy trung thành với việc sử dụng một phông chữ cổ điển. Không sử dụng quá ba kiểu chỉnh sửa phông chữ (kiểu chữ, kích thước, in nghiêng, in đậm, gạch dưới,...) trên một trang.

 

• Đối với các e-mail, hãy chọn một font thân thiện với các website, như: Arial, Helvetica, Lucida Sans, Palatino, Verdana. Theo cách này, cách thông điệp hiển thị với bạn sẽ giống cách nó hiển thị với người đọc.

 

• Phá vỡ một số quy tắc. Khi làm một bản kế hoạch kinh doanh, bạn thường điền tất cả thông tin theo một mẫu có sẵn, nhưng hãy nhớ xác định những câu quan trọng nhất trong một trang. Bạn có thể thay đổi kích thước làm kích cỡ câu đó to hơn những câu khác trong trang hay dành cả trang cho câu quan trong đó.

 

• Nếu bạn không biết rõ những các quy tắc, phải cẩn thận khi muốn phá vỡ chúng. Vấn đề không chỉ ở cách trình bày như thế nào mà còn là hiệu quả đến đâu.

 

• Học cách sử dụng dấu ngoặc kép. Trong các tạp chí, khi có một đoạn văn bản dài, câu quan trọng nhất sẽ được trong ngoặc kép để người đọc dễ dàng theo dõi đoạn văn đó.

 

• Nên sử dụng khoảng trắng. Đừng phủ kín trang giấy bằng những dòng nội dung. Hãy tạo ra những khoảng trống phù hợp để văn bản dễ đọc, dễ nhìn hơn.

 

• Sử dụng hình ảnh ý nghĩa. Tạo điểm nhấn cho bản kế hoạch kinh doanh hoặc bản ghi nhớ với một hình ảnh chuyên nghiệp.

 

• Không sử dụng hình ảnh lòe loẹt. Nếu bạn thích màu sắc, cũng đừng đưa nó vào văn bản của mình. Hãy thử so sánh hình ảnh một bộ lễ phục đen sang trọng của Armani hay một chiếc váy dạ hội của Versus với một chiếc áo phông đầy màu sắc của Hiệp hội Đấu vật thế giới.

 

• Không nên căn chỉnh đoạn văn bản này ở giữa, đoạn khác lại đẩy đẩy sang trái hay, sang phải... Sẽ rất rối mắt. Chỉ dùng một loại căn chỉnh cho cả văn bản.

 

• Hãy cẩn thận với màu sắc nếu bạn không biết rõ những gì bạn đang làm. An toàn nhất, bạn nên sử dụng màu đen và nếu cần thì sử dụng thêm tông màu ghi một cách phù hợp.

 

Nếu bạn không nhớ những điều này, hãy suy nghĩ thật đơn giản. Không cần quá cầu kỳ. Đừng tự làm theo sở thích của mình, cũng đừng lạm dụng điều gì đó và không sử dụng những mánh lới quảng cáo. Sự đơn giản cũng chính là sức mạnh cho một văn bản.

 

Mai Thúy

Topica lược dịch từ hbr.org

Chia sẻ bài viết:
Tuyển sinh - chân bài viết

doitac3

topica
topica-vinhuni      topica-hou    topica-dtu       topica-tvu         topica-probanker         topica-founder           
scroll top